La Direzione delle Risorse Umane, ad oggi, esprime la necessità di abbandonare le attività operative “time consuming”, come per esempio l’elaborazione delle buste paga, per dedicarsi ad attività più strategiche e gestionali a vantaggio dell’intera organizzazione aziendale.

L’elaborazione dei cedolini e tutte le attività ad essa connesse (es. contrattualistica) sono notevolmente onerose per l’azienda in termini di tempo e risorse. Oltre a ciò, si tratta di attività che richiedono un costante aggiornamento di personale ed applicativi.

La gestione interna delle paghe, principalmente per piccole e medie imprese,è un’attività non redditizia. Di fatto, c'è una ottima probabilità che qualsiasi azienda possa risparmiare con servizi esterni di payroll e amministrazione del personale.

Ai fini dell’analisi dei costi relativi alla gestione amministrativa del personale, non è sufficiente considerare solamente i costi base ma piuttostoè opportuno e formalmente corretto conteggiare anche altri elementi quali: il lavoro straordinario, i contributi previdenziali, le spese di cancelleria, l’acquisto del software. In aggiunto, sono da includere anche i costi di infrastrutture e hardware utilizzati per svolgere le attività e le spese generali come gli affitti, le tasse, il supporto IT, le spese telefoniche e via dicendo.

Con l’outsourcing si ha la possibilità di trasformare i costi fissi (es. la retribuzione dell’impiegato interno addetto all’elaborazione dei cedolini) in costi variabili (es. pagando per quantità di cedolini richiesti) e si affidano attività amministrative non specifiche dell’impresa ad un partner che ne fa l’unica missione aziendale. Dunque, con l’Outsourcing si liberano risorse interne utilizzabili per attività più strategiche all’impresa.

Le fasi dell’esternalizzazione delle buste paga sono riassunte nei seguenti step: